Formulaires GALLIA – Formulaires GALLIA

Votre cahier des charges en ligne

Votre cahier des charges est prêt à être rempli. Veuillez compléter tous les champs requis pour nous aider à mieux comprendre vos besoins. ✅

Les formulaires doivent être remplis et envoyés séparément.

➡ Ma commune

Mon organisation

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NOM DE LA COMMUNE *

ADRESSE DE LA MAIRIE *

TELEPHONE DE LA MAIRIE *

EMAIL DE LA MAIRIE *

SIRET DE LA MAIRIE

NUMERO TVA DE LA MAIRIE

LOGO - CHARTE GRAPHIQUE (5mo maximum par fichier) *

Drag & Drop Files, Choose Files to Upload Vous pouvez téléverser jusqu’à 3 fichiers.

Vous pouvez déposer ici des documents en masse pour aller plus vite :

Utopia FromSmash

➡ Les administrateurs et les agents
Renseignez ci-dessous, une par une, les différentes personnes qui utiliseront l’outil ou y auront accès.

Les utilisateurs

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NOM DE MA COMMUNE *

NOM AGENT *

PRENOM AGENT *

EMAIL AGENT *

TELEPHONE AGENT

POSTE DANS LA MAIRIE DE L'AGENT *

Agent administratif, Chargé de mission, Policier municipal...

IL/ELLE TRAVAILLE DANS LE/LES SERVICE(S) *

ADMINISTRATEUR(TRICE) SUR GALLIA *

OUI (accès à l'ensemble du paramétrage)
NON (les droits seront précisés durant la réunion de lancement)

COMMENTAIRE

Il vous suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous pour ajouter d'autres utilisateurs (+ Ajouter un utilisateur).

Gestion des salles 📌

➡ Réservation des salles
Renseignez ci-dessous, un à un, les différents réservables.

Les structures

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NOM DE MA COMMUNE : *

TYPE DE RESERVABLE

BATIMENT
SALLE
LIEU (parc, domaine,...)

NOM DU RESERVABLE *

ADRESSE DU RESERVABLE *

CAPACITE DU RESERVABLE (nombre de visiteurs possible)

RESPONSABLE DU RESERVABLE (si problème de clé, casse ou autre) *

nom, prénom, téléphone, email.

CRENEAUX D'OUVERTURE A LA RESERVATION *

Exemple :
Lundi - vendredi 09h-18h
Samedi - Dimanche : fermé

Options (cases à cocher)

Sanitaires (classique et PMR)
Rampes d'accès
Stationnement PMR
Jardin - Espace vert
Issues de secours
Extincteurs
Espace de stockage - réserve
Défibrillateur (DAE)
Chauffage
Ascenseur
Alarme incendie
Aire de jeux
Terrasse exterieure
Transport en commun proche
Ecran haute résolution
Vidéo surveillance
Wifi
Douche sur place
Animaux acceptés
Climatisation
Extérieur
Vestiaire
Cuisine équipée
WC disponible
Table à langer
Accès PMR
Parking disponible

VISIBILITE DU RESERVABLE *

PUBLIQUE (Le réservable peut être réservé(e) par les citoyens, les associations, les agents etc...)
PRIVEE (Le réservable ne peut être réservé(e) que par les agents de la collectivité)

DETAIL DU RESERVABLE

Ce réservable est uniquement à destination des associations Ce bâtiment contient les salles XX
Cette salle est dans le bâtiment XX

Détail des prestations et équipements disponibles dans ce réservable

Ce bâtiment possède 50 tables - 100 chaises
Cette salle est équipée du wifi
Cette salle est équipée d'un mini-bar
Climatisation, vidéo-surveillance, accès PMR...

CE RESERVABLE A T'IL DES DEPENDANCES ?

Je peux réserver cette salle des fêtes avec ou sans la cuisine.

DETAIL DES TARIFS (joindre pdf plus bas)

Commentaire si besoin, gratuite pour les associations, payante, ect.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

SI CAUTION A LA RESERVATION, MONTANT DE CELLE-CI :

Il vous suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous pour ajouter d'autres réservables (+ Ajouter).

Les documents (photos ou PDF)

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NOM DE MA COMMUNE : *

DOCUMENTS A NOUS COMMUNIQUER

Vous pouvez déposer ici des documents en masse pour aller plus vite :

Utopia FromSmash

Sinon sur les liens en dessous mais attention 15mo maximum en tout, sinon merci de passer par le lien Smash.

PHOTOS DES RESERVABLES (5mo maxi par fichier et 3 fichiers maxi)

Drag & Drop Files, Choose Files to Upload Vous pouvez téléverser jusqu’à 3 fichiers.

TARIFS DES RESERVABLES (5mo maxi par fichier et 3 fichiers maxi)

Drag & Drop Files, Choose Files to Upload Vous pouvez téléverser jusqu’à 3 fichiers.

MODELE DE CONTRAT ET MODELE DE CONVENTION (5mo maxi par fichier et 3 fichiers maxi)

Drag & Drop Files, Choose Files to Upload Vous pouvez téléverser jusqu’à 3 fichiers.

Tarif, contrat, ect.

AUTRE (5mo maxi par fichier et 3 fichiers maxi)

Drag & Drop Files, Choose Files to Upload Vous pouvez téléverser jusqu’à 3 fichiers.

Workflow - Etapes dans le traitement des données📌

➡ Gestion des workflows (hors courrier-parapheur)
Renseignez ci-dessous, un à un, les différents services.

Le traitement des flux

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ELEMENTS A FOURNIR

COMMUNE DE : *

Un workflow est une série d’étapes liées aux traitements des données, exemple :

Lors de la location d'une salle, c'est Mr X qui valide la demande.

Le citoyen va recevoir un courrier papier systématiquement.

Un sms est envoyé à chaque confirmation de réservation de salle.

Mme Y valide les courriers papiers.

Choix du module (hors courrier-parapheur) *

Gestion des salles
Gestion des rendez-vous
Gestion des démarches

Nom du traitement

Service

ETAPE 1 (à détailler)

ETAPE 2 (à détailler)

Etape 1

Préparation et enregistrement du document
Définition du circuit de validation (préprogrammé ou sur-mesure)
Notification des intervenants (notification (par e-mail/sms)
Validation et signature
Suivi et traçabilité
Archivage du document

Etape 2

Préparation et enregistrement du document
Définition du circuit de validation (préprogrammé ou sur-mesure)
Notification des intervenants (notification (par e-mail/sms)
Validation et signature
Suivi et traçabilité
Archivage du document

ETAPE 3 (à détailler)

ETAPE 4 (à détailler)

Etape 3

Préparation et enregistrement du document
Définition du circuit de validation (préprogrammé ou sur-mesure)
Notification des intervenants (notification (par e-mail/sms)
Validation et signature
Suivi et traçabilité
Archivage du document

Etape 4

Préparation et enregistrement du document
Définition du circuit de validation (préprogrammé ou sur-mesure)
Notification des intervenants (notification (par e-mail/sms)
Validation et signature
Suivi et traçabilité
Archivage du document

ETAPE 5 (à détailler)

ETAPE 6 (à détailler)

Etape 5

Préparation et enregistrement du document
Définition du circuit de validation (préprogrammé ou sur-mesure)
Notification des intervenants (notification (par e-mail/sms)
Validation et signature
Suivi et traçabilité
Archivage du document

Etape 6

Préparation et enregistrement du document
Définition du circuit de validation (préprogrammé ou sur-mesure)
Notification des intervenants (notification (par e-mail/sms)
Validation et signature
Suivi et traçabilité
Archivage du document

Etape en plus à ajouter (vous pouvez ajouter une nouvelle étape avec le bouton + en-dessous)

Etape

Préparation et enregistrement du document
Définition du circuit de validation (préprogrammé ou sur-mesure)
Notification des intervenants (notification (par e-mail/sms)
Validation et signature
Suivi et traçabilité
Archivage du document

Vous pouvez déposer ici des documents en masse pour aller plus vite :

Utopia FromSmash

Vous pouvez joindre un fichier si besoin pour expliquer le processus (5mo maximum par fichier) :

Drag & Drop Files, Choose Files to Upload Vous pouvez téléverser jusqu’à 3 fichiers.

Etape 1 : ... Etape 2 : ... Etape 3 : ...

Besoin d'aide ?

Si vous avez des questions concernant votre cahier des charges ou l'utilisation de cette plateforme, n'hésitez pas à nous contacter.

Service technique Utopia

📧 support@utopiaconsulting.fr

📧 contact@utopiaconsulting.fr

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DOCUMENTS A NOUS COMMUNIQUER

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ELEMENTS A FOURNIR

Un workflow est une série d’étapes liées aux traitements des données, exemple :

Lors de la location d'une salle, c'est Mr X qui valide la demande. Le citoyen va recevoir un courrier papier systématiquement. Un sms est envoyé à chaque confirmation de réservation de salle. Mme Y valide les courriers papiers.

Etape en plus à ajouter (vous pouvez ajouter une nouvelle étape avec le bouton + en-dessous)

Vous pouvez déposer ici des documents en masse pour aller plus vite :

Lors de la location d'une salle, c'est Mr X qui valide la demande.

Le citoyen va recevoir un courrier papier systématiquement.

Un sms est envoyé à chaque confirmation de réservation de salle.

Mme Y valide les courriers papiers.